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Un petit article pour les chefs de projet “efficace” ; soyez un acteur de la prohibition de XL et WORD dans votre gestion de projet, choisissez votre outil en fonction de votre écosystème.

Un projet est complexe par nature, le chef de projet doit composer avec de multiples parties prenantes aux intérêts divergents. D’autre part, en temps de concurrence, il n’est guère envisageable de persister à répéter les solutions du passé. Un projet est nécessairement innovant.

Pour assurer la réussite du projet, le chef de projet devra mettre en oeuvre tous les moyens à sa disposition pour garantir la coopération active de l’ensemble des partenaires et assurer le maximum de créativité de l’équipe ; la collaboration est la clé de la réussite et doit-être un pré requis à votre support de management projet.

L’outil doit donc être collaboratif et avoir l’adhésion des acteurs du projet.

 

Bien collaborer, mais sur quoi …

 

Un projet peut se distinguer sur deux phases importantes :

  • Définir et organiser le projet, le cadrage
  • Piloter et réaliser le projet, la mise en place

Ces deux phases émanent de mon interprétation arbitraire, la seule règle est qu’il n’y pas de règle et que chaque projet est différent, c’est une nouvelle aventure ; un nouveau sommet à atteindre.

 

Voici une approche pour évaluer l’outil à utiliser.

 

Sur la phase de cadrage les éléments à évaluer sont la capacité de l’outil, “en mode collaboratif” à :

Axe 1 – Établir le cahier des charges du projet

  • Définir le projet
  • Identifier les enjeux, les résultats et les délais d’un projet
  • Recenser les acteurs et partenaires d’un projet et identifier leurs besoins

 

Axe 2 – les lettres de mission des acteurs

  • Organiser le projet
  • Organiser les différentes contributions des acteurs et lotir le projet
  • Élaborer les contributions attendues, calibrer les charges
  • Clarifier la mission des différents acteurs pour favoriser l’engagement

 

Axe 3 – Le planning

  • Planifier, identifier les risques, estimer les coûts
  • Élaborer et mettre à jour un planning, calculer le coût du projet
  • Déterminer et gérer les principaux risques

 

Un simple site de gestion de contenu collaboratif permet d’échanger et valider les livrables attendus ; prohiber les documents au delà de 3 acteurs.

Je peux citer par exemple des outils tels que, exo platform, confluence, Jalios, Wimi, Xwiki sans oublier les solutions RSE collaboratives, Jamespot, oolaop, …

Si le projet est complexe la solution devra gérer le Portfolio et la Ganttification … et là la suite Atlassian devient performante avec JIRA, Confluence et ses différents plugins.

 

Passons à la phase de mise en place, la vie du projet, ici les éléments à évaluer sont la capacité de l’outil, “en mode collaboratif” à :

Axe 4 – la validation des résultats de l’équipe projet

  • Piloter un projet
  • Utiliser les leviers d’action du chef de projet pour impliquer ses partenaires
  • Identifier et valider les résultats obtenus
  • Placer les résultats du projet au cœur de ses échanges

 

Axe 5 – le plan de communication

  • Communiquer sur un projet
  • Différencier information, communication et relation
  • Construire un plan de communication
  • Connaître les facteurs clés de succès et d’échec en communication de projet

 

Axe 6 – les règles de fonctionnement au quotidien : reporting, relevé de décisions

  • Piloter des réunions du projet et effectuer ses comptes rendus en temps réel
  • Gérer les réunions d’avancement du projet
  • Lister et affecter l’activité
  • Instruire la capitalisation

 

Axe 7 – le tableau de bord du projet

  • Suivre les résultats de son projet
  • Répondre aux besoins de reporting des acteurs
  • Identifier les indicateurs pertinents et construire son tableau de bord

 

Là nous arrivons sur la vague des outils de gestion de projets mode “panzer division” ; privilégier les outils à intégration rapide avec les outils de collaboration comme slack ou mattermost ; je cite encore la suite Atlassian et ses concurrents comme Wrike, Basecamp, Asana, …

 

Pour conclure, pas facile de trouver la bonne pointure dans la pléthore d’outils … un conseil en trois règles :

Règle 1 – Ne pas faire de document et s’engluer dans une gestion de contenu mode GED (Gestion Electronique de Document), la meilleur façon de tuer la collaboration …

Règle 2 – S’adapter à son auditoire, les geeks aiment les clicks, les commerciaux aiment le téléphone …

Règle 3 – Si vous n’avez pas de conviction, essayez la suite Atlassian qui a l’avantage d’être hautement paramétrable à vos besoins.

 

J’ai évoqué deux fois “Atlassian” … prochainS articleS … la mise en situation dans JIRA et Confluence …